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“INSTITUTO DE ALTO RENDIMIENTO PROFESIONAL Y PERSONAL”

Cómo comunicarse para obtener resultados.

Los fallos en el proceso de producción son a menudo el resultado de una mala comunicación. Cuando un trabajo no se realiza de acuerdo con tus especificaciones, deténte y considera si te comunicaste claramente o no. A menudo, lo que crees que estás diciendo y lo que otros te escuchan decir son dos cosas completamente diferentes. Para mejorar tus resultados al dar instrucciones a otros:

 

  • Asegúrate de que las personas estén cualificadas para las tareas que les delegues. Es posible que las personas no cumplan con las tareas que les asignas porque no están cualificadas para realizarlas. Es posible que hayan tratado de decirte esto indirectamente al sugerir todos los obstáculos que ven al hacer el proyecto.

 

  • Dar la razón convincente detrás de los plazos. Es más probable que las personas le den excusas por las que no le entregaron a tiempo si no entienden la importancia de la fecha de vencimiento. Siempre respalda la fecha límite que designes con una explicación de por qué debe cumplirse.

 

  • Solicitar una recapitulación después de mandar una tarea. Muchas veces, cuando las personas dicen que entienden, lo que realmente quieren decir es que comprenden su forma de verlo. Para asegurarte de que la gente realmente entiende tus instrucciones, pídeles que resuman lo que acabas de decir con sus propias palabras.

 

  • Ponerlo por escrito. Nunca está de más repetir lo que dijo en forma escrita. Las instrucciones escritas son especialmente útiles cuando la tarea es complicada o las instrucciones verbales son largas. Trata de que tu mensaje escrito sea lo más breve, simple y específico posible.

 

“La realidad es solo una puerta, una estrecha, pero lleva a la vida”.

 

Estimula el crecimiento y las nuevas ideas en las reuniones

Para fomentar un entorno que estimule el crecimiento y nuevas ideas, apunta para hacer de las reuniones un lugar para fomentar el diálogo entre las personas.

 

  • Diálogo – para participar en un intercambio de ideas y opiniones. El diálogo implica un intercambio libre de ideas sin críticas o un intento de convencer a los demás. Esto difiere de la naturaleza de la discusión, que implica discutir y probar una posición particular.
  • Discutir – investigar por razonamiento o argumentación. Cuando los empleados se sientan libres de la amenaza del rechazo y el ridículo, será más probable que contribuyan con ideas valiosas que puedan beneficiar enormemente a tu organización.

 

EVITAR CHARLAS AJENAS AL ASUNTO CENTRAL DE LA REUNIÓN

 

Al hacer llamadas telefónicas, argumenta el propósito de tu llamada al comienzo de la conversación. Esto ayuda a garantizar que obtendrás la información que necesitas antes de que se interrumpa a la otra persona. Deja una pequeña charla para el cierre de la conversación y finaliza la llamada en tono amistoso y alegre.

 

SERVICIO ” QUÉ PUEDO HACER POR TI”

Nada puede ser más frustrante para los clientes enojados que se les diga que deben comunicarse con un departamento diferente. El servicio al cliente es una actitud, no solo un departamento. Forma a los empleados para que digan lo siguiente cuando manejen llamadas telefónicas:

  • “Déjame que lo averigüe por ti”.
  • “Me encargaré de eso por ti”.
  • “Eso no es un problema.”
  • “Voy a hacer un seguimiento de eso yo mismo”.

Siempre trata de conectar a las personas con la ayuda que necesitan.

 

Favorecer la puntualidad

Cuando un empleado suele llegar tarde o se ausenta, es responsabilidad del jefe corregir el problema antes de que se vaya de las manos. Tener pautas claras para estas situaciones puede ayudarte a manejarlas de manera razonable y profesional. Las siguientes son sugerencias para abordar el absentismo de los empleados:

  •  Informa a los empleados de la política de absentismo. Proporciona una copia por escrito de la declaración de la compañía sobre lo que constituye ausencias inaceptables y cómo la compañía las gestionará. Siéntate y revisa la política con los empleados para asegurarte de que la entiendan completamente.
  • Estate al tanto de la asistencia de los empleados. Anota cuando las personas llegan tarde, se van temprano o están ausentes, y pregunta por qué. Si este patrón es habitual, comienza a registrar las horas exactas en que la persona va y viene cada día, las ausencias y las razones para ser así.
  • Reúnete en privado con la persona para discutir tus inquietudes. Comparte lo que has observado sobre el comportamiento de la persona y reitera el estándar esperado para la asistencia de los empleados. Pregunta si existe una razón subyacente para ese comportamiento, como un conflicto relacionado con el trabajo o un problema en el hogar.
  • Reprende si es necesario. Si el problema persiste, reúnete uno a uno por segunda vez. Explica que el comportamiento es inaceptable y busca formas de corregir el problema. Si no se realiza ningún cambio, toma medidas correctivas adicionales que incluyen una advertencia verbal y escrita, la suspensión y, como último recurso, la rescisión.

 

Revisa tu trabajo cada semana

Para mejorar la productividad en tu organización, solicita a los empleados que realicen una revisión semanal de su trabajo. Reserva 20 minutos al final de cada semana para:

  • Examinar cómo de exitosos fueron en el logro de sus metas durante la semana pasada.
  • Identificar pérdidas de tiempo clave y causas de retraso.
  • Hacer una lluvia de ideas para mejorar los procesos de rutina.
  • Ten en cuenta actividades para hacer un mejor uso del tiempo de inactividad.
  • Planea pasos de acción para implementar estas ideas la próxima semana.

Usa con cautela las contraseñas

Las transacciones electrónicas pueden ser aconsejables para ti, pero también son oportunidades convenientes para posibles ladrones. Estas personas pueden robar tu dinero e incluso tu “identidad” al acceder a información privada con tu contraseña. Al crear una contraseña electrónica, recuerda hacer lo siguiente:

  • Evita usar lo primero que se te ocurra. Las contraseñas como estas incluyen tu nombre, los nombres de tu cónyuge o hijos, tu apellido, el nombre de tu mascota o tu dirección postal.
  • Elige un nombre que no se encuentre en el diccionario. Algunos programas intentarán cada palabra en el diccionario para encontrar tu código. En lugar de una palabra normal, usa una combinación de números y letras mayúsculas y minúsculas.
  • Diseña un sistema para recordar contraseñas múltiples. Oculta recordatorios escritos en el hogar o en el trabajo, y nunca los publiques en notas en el monitor de tu ordenador.
  • Evita usar funciones de ordenador que te recuerden tu contraseña. Esta ayuda también puede ser utilizada por cualquier otra persona que use tu ordenador.
  • Cambia tu contraseña periódicamente. Puede ser una molestia, pero tendrías una aún mayor si alguien accediera a tu información.
  • Limita el número de personas que conocen tu contraseña. Cuantas menos personas lo sepan, menor será la posibilidad de que se pueda usar contra ti.
  • Configura un ordenador diferente para otros. Como mínimo, establezca una cuenta separada para trabajadores temporales u otros usuarios no autorizados que utilicen ordenadores de tu empresa.

Examina tu nivel de gestión del hogar

 

Llevar un hogar bien requiere inteligencia. Cualquiera que sea tu “Nivel de administración del hogar”, puedes aprender algunas técnicas simples para ahorrar tiempo y hacer que tu hogar funcione sin problemas. Responde el siguiente cuestionario para poner a prueba tus conocimientos sobre la gestión del tiempo en el hogar:

 

T F 1. Debes hacer compras en el supermercado los fines de semana cuando las cosas no son tan frenéticas.

 

T F 2. La hora de la cena es el mejor momento para reunirte con tu familia a diario.

 

T F 3. Hacer una lista de “cosas por hacer” para las tareas del fin de semana ayuda a acelerarlas.

 

T F 4. Publicar un calendario familiar puede ayudar a mantener al tanto a todos de los eventos sociales.

 

T F 5. La mayoría de las tareas de mantenimiento del hogar generalmente se pueden hacer cuando te acuerdas de realizarlas.

 

T F 6. La compra de ropa familiar se puede fijar en dos tandas anuales.

 

T F 7. “Hazlo tú mismo” es el nombre del juego para ahorrar tanto tiempo como dinero.

 

T F 8. Incluso los niños pequeños pueden aprender a empezar a recoger ellos sólos.

 

Respuestas:

 

Falso. Al comprar a principios de la semana durante las horas de descanso, puedes evitar las multitudes y las largas filas que se producen. Intenta ir de compras después de la cena, por ejemplo, cuando la multitud que va después del trabajo se haya ido. Una ventaja adicional es que un estómago lleno desalentará las compras impulsivas.

 

Falso. Dependiendo del horario de tu familia, la hora de la cena puede o no ser la misma para los miembros de tu familia. Si no puedes establecer una hora de cena que valga para todos, intenta juntarte en el desayuno. Solo asegúrate de comenzar lo suficientemente pronto como para tener tiempo para una conversación de calidad.

 

Verdadero. Al juntar una lista de recados y tareas con anticipación, puedes abordarlas con anticipación, dejando el resto de tu fin de semana para que puedas disfrutar sin culpa. Calcula cuánto tiempo llevará cada tarea y planea acabar con la mayor cantidad posible el sábado por la mañana.

 

Verdadero. Anota los cumpleaños, aniversarios, fiestas y eventos en los que participará tu familia cada mes y haz una lista de los regalos que deberás comprar y envolver para el mes. Esto te permite planificar con anticipación y hacer los arreglos necesarios con anticipación.

 

Falso. Para las tareas de mantenimiento regulares, crea una lista de verificación o un sistema de archivo de tarjetas que indique cada una de las tareas semanales, mensuales y anuales que deben realizarse. De lo contrario, es posible que te encuentres con una sorpresa desagradable cuando los accidentes o las reparaciones llamen a tu puerta.

 

Verdadero. Planea realizar la mayoría de las compras de ropa de Primavera-Verano de una tanda y otra de Otoño-Invierno. Esto no solo reducirá la cantidad de tiempo que pasas comprando, sino que también te permitirá coordinar mejor tu vestuario y ajustarte a un presupuesto.

 

Falso. Ya sea reparaciones o limpieza de la casa, a veces hacer el trabajo tú mismo no es el mejor acierto. Averigua cuánto costaría que otra persona hiciera el trabajo por ti, y compara esta tarifa con tu salario por hora. Decide si hacer estas tareas realmente vale la pena.

 

Verdadero. Puedes pegar imágenes en el exterior de las cajas de las cosas que hay en ellas, para que los más pequeños puedan comenzar a recogerlas. Sin embargo, ten en cuenta que tendrás que relajar tus estándares si esperas que tus hijos te ayuden con las tareas domésticas.

Echa mano de los becarios de forma eficaz

Las prácticas pueden suponer una situación de win-win para todos los involucrados. Los estudiantes disfrutan del desafío y la oportunidad de obtener experiencia práctica en el “mundo real”, y las empresas obtienen la ayuda de empleados brillantes, competentes y de bajo coste. Al contratar un becario para tu empresa:

  • Anuncia el puesto en escuelas locales y ferias de empleo y en el periódico. Resalta las habilidades y la experiencia que los estudiantes obtendrán de los trabajos particulares que harán. Para atraer a un amplio grupo de solicitantes cualificados, evita limitar el trabajo a los estudiantes con cierta especialidad, clasificación o promedio de calificaciones.
  • Establece un salario y horario de trabajo razonable. La mayoría de los estudiantes querrán trabajar entre 8 y 12 horas a la semana debido a su carga de cursos. Los salarios por hora variarán según el trabajo y no deben aprovecharse de manera injusta para el estudiante.
  • Determina los trabajos o proyectos específicos que deseas que haga el becario. En general, estos trabajos deberán tener una línea de tiempo fluida que se ajuste al horario de clases del estudiante. Crea una lista clara de metas para el puesto que ayude a los dos a realizar un seguimiento del desempeño laboral.
  • Organiza para el becario la equipación y las necesidades de formación. Asegúrate de que tu nuevo empleado tenga un área de trabajo decente, así como un teléfono, ordenador y otros equipos necesarios. Ten a alguien disponible para formar y supervisar al becario según sea necesario.
  • Programa revisiones regulares de rendimiento. Planifica los horarios de las reuniones para que el becario exprese sus inquietudes y haga preguntas. Aprovecha este tiempo para ofrecer consejos, sugerir mejoras y elogiar el progreso. Puedes consultar tus notas de estas reuniones para redactar su evaluación final al final de las prácticas del becario.

Despejar el lío mental

¿Te gustaría hacer un ajuste de actitud con un alto rendimiento, una mente más clara y menos estrés?

Ya sea que estés abrumado por la actividad mental desenfocada, te hayas desviado de tus preocupaciones emocionales o simplemente desees mejorar tu rendimiento intelectual, los siguientes consejos te ayudarán a pensar, trabajar y sentirte mejor:

Planifica tiempo en el que preocuparte. Cuando captes tu mente vagando en la preocupación, pospón los pensamientos hasta más tarde. Programa un tiempo para pensar en esa preocupación. Anótalo si debes hacerlo con títulos como: “Qué hacer al respecto …” Organiza tus preocupaciones en aquellas que son reales y en las que tal vez nunca ocurran. Para aquellas que tal vez nunca ocurran, promete preocuparte por ellas solo cuando sucedan. Para disminuir la ansiedad durante el tiempo de espera, usa el antiguo principio de: “¿Qué es lo peor que me puede pasar?” “¿Sobreviviré?” “¿Cómo enfrentaré la situación?” Para preocupaciones reales, describe los pasos para prevenir la situación, corrige el problema, o minimiza el impacto. Luego, toma medidas para lograr una resolución.

Resuelve conflictos en curso con otros. Cuando te encuentras en conflicto con otra persona, tienes cuatro opciones: acomodarte (cediendo a la otra persona); comprometerte (renunciando a algunas de tus metas o deseos); dominar (insistiendo en tu camino, incluso si enojas a la otra persona); o resolver el problema (desarrollando nuevas alternativas para que ambos alcancéis vuestras metas y os sintáis bien con la situación). En ocasiones, cualquiera de estas acciones o reacciones es apropiada. Elige la mejor acción o reacción. Entonces deja ir la situación.

Niégate a comprometerte demasiado. Si estás tentado a asumir más de lo que puedes manejar de manera realista, hazte estas dos preguntas: “¿Esta actividad se ajusta a mis metas y valores?” Y “¿Por qué me piden que haga esta tarea? ¿Porque nadie más tiene la experiencia o porque nadie más dirá ‘sí’? “Si no te gustan las respuestas a estas preguntas, deja pasar la” oportunidad “.

Evita invitar a las interrupciones. Puedes invitar involuntariamente a las interrupciones que rompen tu concentración. Incluso una expresión facial divertida atraerá a la gente a tu escritorio para entablar una conversación. ¿Tienes “juguetes” y artilugios en tu escritorio a los que la gente se sienta obligada a tocar al pasar? ¿Mantienes varios proyectos a la vista en tu escritorio para que te sientas tentado de ir de uno a otro al azar? ¿Te paras a atender llamadas mientras intentas realizar un trabajo creativo? Contrariamente a lo que mucha gente dice, no puedes hacer dos cosas a la vez al igual que te concentras en una tarea hasta que se completa.

Crea un oasis mental para el trabajo creativo. Albert Einstein dijo una vez: “La imaginación es más importante que el conocimiento”. Sin embargo, no puedes escribir la próxima película de éxito, tu informe de progreso anual o una propuesta de un cliente de 10 millones de euros sin espacio para pensar. Para tus proyectos creativos, encuentra un entorno no rutinario. Vete a una cabaña o resort en las montañas, o alquila una habitación de hotel. Aún más cerca, los lugares menos exóticos lo harán: el patio de jardín trasero, la sala de conferencias al final del pasillo, la oficina de un amigo, el parque del vecindario o la biblioteca. La idea es ver diferentes escenarios para que las tareas rutinarias y el papeleo no puedan molestarte desde el rabillo del ojo.

 

Pasar del cerebro izquierdo al cerebro derecho. Las actividades del cerebro izquierdo incluyen tareas como la recopilación de datos, la lectura de información técnica y la redacción de informes. Las actividades del cerebro derecho incluyen crear elementos visuales para usar en una presentación, brindar feedback constructivo a un jefe y planificar una estrategia de marketing para ganarse a un posible cliente. La mayoría de nosotros preferimos un lado del cerebro o el otro. Lograr un equilibrio entre ambos tipos de actividades puede producir resultados creativos, emociones satisfactorias y mayor energía y motivación.

Piensa racionalmente. ¿Son razonables metas, el ritmo y el horario que te has fijado? ¿Son incluso posibles? Haz una evaluación precisa de lo que puedes hacer y pospón el resto. Mantener los deberes incompletos frente a ti se asegurará que nunca sientas la satisfacción de los logros y siempre sientas la frustración de sentirte abrumado.

Deshacerse de las distracciones emocionales, irracionales e incluso legítimas te ayudará a sortear obstáculos mentales para lograr la máxima productividad.

 

 

Cómo gestionar las tareas urgentes.

Hacer o no hacer: esa es la pregunta que debes responder para las tareas que tienes ante ti cada día. Si bien muchas personas pueden planificar y hacer listas de “cosas por hacer”, su tiempo a menudo sigue ocupado por actividades urgentes, pero no necesariamente importantes.

Entonces, ¿Cómo evitar caer en la trampa de la urgencia? Aprendiendo a distinguir tareas meramente urgentes de las importantes. Las actividades diarias se pueden dividir en estas categorías:

  • Urgente e importante: actividades valiosas y necesarias que requieren tu atención ahora. Las crisis, los plazos y las tareas productivas con resultados instantáneos entran en esta categoría. Responder a ellos puede parecer inevitable, pero muchos son el resultado de una mala planificación o dilación.
  • Importante, no urgente: pasatiempos significativos que cumplan con tus objetivos y metas finales, incluida la planificación, preparación, relaciones, relajación, nuevas oportunidades y desarrollo personal. Si bien estas actividades son las que más merecen la pena, rara vez son urgentes.
  • Urgente, no importante: tareas que pueden parecer importantes porque requieren una respuesta inmediata. Muchos faxes, correos electrónicos, llamadas telefónicas, cartas y visitantes sin cita previa son de este tipo. Atenderlos puede hacer que te sientas productivo, pero a menudo estás reaccionando a las prioridades de otras personas y no a las tuyas.
  • No es urgente ni importante: elementos que son simplemente una pérdida de tiempo, como trabajo pesado, actividades sociales excesivas y algunos correos y llamadas telefónicas. La gente los hace para evitar el desafío de su importante trabajo.

Aquí te indicamos cómo concentrarte en el trabajo importante durante tu día:

  • Examina cómo usas actualmente tu tiempo. Para cada actividad en tu día, etiquétalo según su urgencia e importancia. ¿Los artículos urgentes y sin importancia dominan tu tiempo?
  • Prioriza los elementos de tu agenda según su importancia. Bloquea tiempo sustancial para actividades importantes, no urgentes, y hazlas antes de las urgentes, sin importancia.
  • Reduce la necesidad de urgencia. Al dedicar tiempo a las cosas importantes, limitarás la cantidad que se convierte en demandas urgentes.
  • Haz las preguntas difíciles. ¿Qué actividad produciría los resultados más significativos si siguieras con ella? Si no lo estás haciendo, ¿Por qué no?

Tiempo para concentrarte

Para mejorar tu capacidad de concentrarse en tareas importantes:

  • Planifica tiempos específicos para el trabajo que necesita concentración. Examina tu agenda para saber cuándo te interrumpen menos. Disciplínate para trabajar en tareas que requieren concentración durante estos momentos.
  • Deshazte de las distracciones. Mantén tu espacio de trabajo en orden y organiza los materiales y suministros para que sean fácilmente accesibles. Si tu ojo tiende a vagar hacia la ventana, cierra las persianas.
  • Haz los preparativos básicos de antemano. Reúne información previa y familiarízate con las metas de antemano. Entonces podrás ir directamente al trabajo.
  • Experimenta con tu entorno. Intenta trabajar en diferentes lugares para encontrar dónde te concentras mejor. Puedes hacerlo mejor en un lugar familiar, o puede ayudarte a asociar diferentes tareas con diferentes áreas de trabajo.
  • Pide la cooperación de otros. Hazle saber a la gente cuando no quieres que te molesten. Dales una copia de tu horario o coloca un cartel en tu puerta o en tu escritorio.

 

 

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